Implantado pelo Governo do Estado, em agosto de 2012 na Seplan – Secretaria de Estado do Planejamento e da Modernização da Gestão Pública, o SGD – Sistema de Gestão de Documentos surgiu da necessidade de subsidiar as secretarias e autarquias do Estado na digitalização dos processos.
A Seplan foi a primeira secretaria em que o sistema foi instalado. No período de implantação diversos servidores foram capacitados para conhecer e manusear o SGD. Segundo o secretário Francisco Martins de Araújo Neto, “o governador José Wilson Siqueira Campos, tem como meta implantar o Sistema em todas as Secretarias do Estado de Tocantins”.
Ainda conforme o secretário trata- se de um software gerenciador de informações e processos estruturado de forma flexível, focado em Gestão do Conhecimento que é capaz de organizar uma gama de documentos, independente do formato e condição, explicou Francisco Martins.
Com a instalação em todas as Secretarias, contratos e convênios serão tramitados por meio do sistema. Com a digitalização, o Governo do Estado contribui com a sustentabilidade, economiza tempo, pois o sistema pode ser acessado de qualquer lugar, desburocratiza o processo e facilita o acesso a informação.
As principais características do Sistema de Gerenciamento são: Funcionalidades predominantes; Criação e registro de documentos (Protocolo); Trâmite, monitoramento, fluxo de trabalho e histórico das movimentações; Avisos automáticos para recebimento e tramitação de documentos; Automação e rastreamento de serviços de postagem (ECT); Digitalização de documentos em todos os módulos; Integração com outros sistemas de informação e assinatura eletrônica; Pesquisa, através de funções parametrizadas ou textuais; Possibilitar a tramitação do registro ou de imagem;
Além da Seplan o Sistema já foi implantando na Secretária de Saúde e Procuradoria Geral do Estado.